Mengenal Buyer
Buyer adalah seseorang yang membeli barang atau jasa lewat sebuah transaksi. Akan tetapi, di dalam dunia bisnis, buyer adalah suatu divisi yang menggunakan dana perusahaan dalam rangka mencukupi kebutuhan operasional perusahaan. Aktivitas ini umumnya dilakukan oleh divisi purchasing untuk memperoleh barang atau jasa, dengan memilih dan bernegosiasi bersama vendor yang tepat.
Oleh karena itu, perannya dalam bisni sangatlah penting karena tanggung jawabnya bukan hanya mencukupi kebutuhan perusahaan, tetapi juga efisiensi pemanfaatan dana.
Jenis-Jenis Buyer
Dalam dunia bisnis, buyer memiliki dua jenis, yaitu buyer persona dan buyer pembelian.
1. Buyer Persona
Sebelum memasarkan produk atau jasa, suatu bisnis tentu sudah memiliki tujuan pasarnya masing-masing. Target pasar ideal ini bisa kita klasifikasi menjadi beberapa tipe pembeli yang disebut sebagai buyer persona. Buyer persona adalah representasi fiktif dari tujuan pelanggan ideal di dalam bisnis Anda. Perannya bisa memberikan gambaran jelas berkenaan profil calon pembeli yang potensial untuk memudahkan pelaku bisnis di dalam menyusun strategi marketing.
Dengan begitu, strategi pemasarannya bisa menyesuaikan dengan kebutuhan, perilaku, serta preferensi pembeli secara tepat sasaran. Informasi dari buyer persona ini tentu sangat membantu Anda dalam menentukan inovasi, konsep, dan pengembangan produk selanjutnya.
2. Buyer Pembelian
Buyer pembelian dalam bisnis merupakan staf yang bertugas untuk melaksanakan pembelian segala keperluan perusahaan. Setiap pembeliannya perlu pertimbangan, karena mencakup bahan baku, alat produksi, atau barang dan jasa yang mendukung kegiatan operasional.
Staf ini terkait dengan kegiatan purchasing layaknya membuat rincian pengadaan kebutuhan, merancang metode pembelian, dan memastikan keperluan perusahaan bisa terpenuhi. Selain itu, staf purchasing juga harus merencanakan sistem pembayaran, menentukan dan bernegosiasi dengan vendor, serta mendokumentasikan segala rincian transaksi.
Inilah yang membedakan, buyer persona tujuannya untuk menarik pelanggan baru dan menjaga pelanggan tetap. Sementara, buyer pembelian tugasnya untuk menaikkan proses produksi dan kinerja operasional perusahaan.
Tugas Buyer
Berdasarkan tanggung jawabnya, buyer mempunyai beberapa tugas dalam perusahaan, diantaranya:
- Membuat rincian produk barang dan jasa sesuai keperluan perusahaan.
- Mengklasifikasi pembelian berdasarkan durasinya, atau dalam jangka panjang, just in time, bulanan, dan sebagainya.
- Melakukan analisi dengan total biaya of ownership.
- Membuat daftar supplier potensial dan memilih supplier.
- Mengajukan persetujuan pembelian kepada manajer purchasing.
- Berkomunikasi dengan supplier.
- Bernegosiasi dengan supplier.
- Menyusun dan mengirim PO.
- Melakukan proses QC atas produk yang telah diperoleh.
- Mendokumentasikan proses purchasing.
- Berkomunikasi dengan departemen keuangan dan tim logistik.
- Melakukan pemikiran efektivitas dan performa atas produk yang telah diperoleh sesuai keperluan bisnis.
Fungsi Buyer
Sebagai divisi yang paling banyak menghabiskan dana perusahaan, ternyata buyer memiliki peran penting dalam mengatur pengeluaran perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi buyer:
1. Meningkatkan Kinerja Operasional
Seperti yang telah kita ketahui, peran buyer dalam meningkatkan kinerja dan kegiatan operasional perusahaan sangatlah penting dan esensial.
2. Efisiensi Pengeluaran
Bukan cuma berbelanja keperluan kantor, peran buyer juga melingkupi dalam menekan pengeluaran perusahaan dengan menyeleksi supplier, negosiasi, dan memilih produk yang tepat.
3. Penetapan Harga
Proses negosiasi dengan supplier untuk memberikan keringanan dalam jangka waktu spesifik bisa mempengaruhi perusahaan menetapkan harga jual produk atau jasa mereka.
4. Kelancaran Rantai Produksi
Buyer adalah pihak yang memastikan kualitas bahan baku dari supplier telah memenuhi standar dan memiliki persediaan yang terencana. Dengan begitu, kegiatan produksi suatu perusahaan dapat tetap lancar tanpa ada hambatan.
5. Kepuasan Pelanggan dan Reputasi Perusahaan
Jika sistem produksinya terjadi secara lancar dan bisa menghasilkan kualitas yang baik, maka pelanggan akan merasa puas. Kepuasan pelanggan ini sangat menguntungkan, baik dari segi laba maupun reputasi perusahaan.
Syarat dan Kualifikasi Buyer
Mengingat perannya yang sangat penting di dalam kelangsungan operasional perusahaan, tidak sembarang orang bisa menempati posisi ini. Tidak hanya kemampuan berkomunikasi dan negosiasi, untuk mengisi posisi ini juga wajib memiliki tingkat kecermatan yang tinggi, jujur, dan bertanggung jawab. Selain itu, ia juga harus bisa melakukan pencatatan serta dokumentasi dengan baik dan jelas.
Berikut adalah syarat dan kualifikasi untuk menjadi seorang buyer di dalam perusahaan:
- Kemampuan untuk mengelola keuangan dan anggaran di dalam jumlah besar.
- Kemampuan untuk berkolaborasi dan berkoordinasi dengan divisi atau departemen lain.
- Kemampuan berorganisasi dan manajemen proyek yang mumpuni.
- Kemampuan komunikasi yang baik.
- Kemampuan untuk menjalin dan membangun networking yang kuat.
- Kemampuan interpersonal dan negosiasi yang kuat.
- Kemampuan untuk menjaga hubungan baik dengan vendor dan supplier.
- Kemampuan berkoordinasi dengan pihak lain yang turut serta di dalam kegiatan purchasing, seperti tim freelancer, event organizer, dan lain-lain.
- Kemampuan untuk bekerja dengan teliti terlebih di dalam teknik pencatatan dan dokumentasi.
- Kemampuan di dalam mengoperasikan program pc berbasis internet.
- Pemahaman pada perpajakan.